TATA LAKSANA PENGELOLAAN PELATIHAN

PENGELOLAAN SEBELUM PELATIHAN

A.      Pengelolaan Sekretariat Pelatihan

1.        Konsep Sekretariat

Pengertian sekretaris adalah seseorang yang tugasnya membantu seorang eksekutif atau pimpinan. Apabila ditinjau secara etimologi, sekretaris berasal dari kata “secretum” yang berarti “rahasia”, atau seceretarius atau secretarium yang berarti seorang yang diberi kepercayaan memegang rahasia (Wiharsono: 2011). Sekertaris adalah seseorang yang membantu seorang pemimpin atau badan pimpinan atau perusahaan, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratif yang akan menunjang kegiatan manejerial seorang pemimpin atau kegiatan operasional perusahaan. Menurut Drs. The Liang Gie mengatakan bahwa sekretaris adalah seorang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat-menyurat termasuk menyiapkan bagi seorang pejabat penting atau organisasi.

Kesekretariatan adalah satuan organisasi yang melakukan rangkaian kegiatan penataan terhadap perkerjaan perkantoran dan bantuan lainnya yang dilaksanakan sebagai kegiatan penunjang supaya tujuan organisasi dicapai dengan lancar. Sekretariat mempunyai tugas melaksanakan penyelenggaraan administrasi, organisasi, dan tata laksana serta memberikan pelayanan administratif (Mantang: 2015).

2.        Kegiatan dalam Sekretariat

Peranan sekertaris dalam praktek penyelenggaraan kantor di mana telah lazim bahwa pimpinan dari suatu perusahaan, instansi atau lembaga lainnya dibantu oleh seorang pegawai yang dibebani dengan tugas surat menyurat, filing dan pelayanan tamu maupun urusan-urusan rapat. Pegawai tersebut lazimnya dinamakan sekretaris, apabila ia menyelenggarakan surat menyurat yang bersifat pribadi atau rahasia dari pimpinannya.

Tugas sekretaris dalam arti sempit adalah sebagai orang yang dipercaya oleh pimpinan untuk menyimpan rahasia. Sedangkan tugas sekretaris dalam arti luas adalah pelaksanaan tugas-tugas yang bersifat membantu manajer atau pimpinan untuk menjalankan roda organisasi, lembaga, maupun kantor.

Adapun beberapa kegiatan sekertaris adalah:

a.         Merencanakan, mengatur, membina, mengelola, mengkoordinasikan dan mengendalikan pelaksanaan tugas  kesekretariatan yang meliputi urusan keuangan, umum dan perlengkapan serta barang milik daerah pada SKPD maupun kepegawaian.

b.        Menerima dikte dari pimpinan.

c.         Melaksanakan korespondensi (menerima dan mengirim surat, termasuk telepon dan telegram bagi sekretaris pribadi).

d.        Menyimpan arsip-arsip yang dinilai penting.

e.         Menerima tamu-tamu pimpinan.

f.         Membuat jadwal pertemuan dan perjanjian dengan teman relasi maupun kegiatan lainnya.

g.        Menyiapkan bahan-bahan keterangan kepada pimpinan sesuai dengan kebutuhan pimpinan dalam rapat maupun kegiatan lainnya.

h.        Bertindak sebagai perantara antara pimpinan dan bawahan.

i.          Mengatur rapat-rapat dan seminar pimpinan dengan bawahan maupun pihak eksternal perusahaan.

j.          Menemani pimpinan dalam pertemuan penting.

k.        Menyusun pidato-pidato untuk pimpinan.

3.        Penataan Petugas Sekretariat.

Posisi sekertaris sangat penting, sekertaris merupakan pengurus harian atau inti dalam sebuah lembaga. Penempatan petugas kesekretariatan biasanya menempati Kasubag Tata Usaha.

Tugas sekretaris meliputi: pembuatan surat masuk dan keluar, arsip, menerima tamu laporan rutan, dan lain-lain, serta menyiapkan agenda dan presensi untuk suatu acara.

4.        Penataan Ruang Sekretariat

Tata ruang kantor biasanya disusun berdasarkan aliran pekerjaan kantor, sehingga perencanaan ruang kantor dapat membantu para pekerja dan pengurus dalam meningkatkan produktivitas, serta merupakan hal penting dalam manajemen perkantoran, akibatnya mekanisme kerja berjalan dengan lancar. Penataan ruang Sekretariatan disesuaikan dengan kenyamanan pekerja didalamnya.

5.        Penataan Tempat Pendaftaran

Tempat pendaftaran adalah tempat yang paling utama yang menjadi pusat tujuan dalam penyelenggaraan pelatihan. Diaman peserta lebih dahulu melaksanakan tahap pertama yakni regristasi pelatihan yang akan diikuti.

Tempat pendaftaran yang tepat dan baik adalah yang terletak ditempat strategis dan mudah ditemukan atau dilewati orang. Tempat pendaftaran juga harus rapi untuk memberikan daya tarik tersendiri bagi peserta yang ingin daftar pelatihan. Selain itu, adapun hal yang harus diperhatikan adalah pelayanan petugas pendaftaran yang ramah dan profesional, sehingga peserta calon pelatihan merasa puas.

6.        Penataan Meja Pendaftaran

Penataan meja pelatihan sangat berksinambungan dengan tempat pendaftaran, dimana setiap tempat pendaftaran otomatis ada meja pendaftaran. Dalam meja pendaftaran harus dilengkapi dengan kebutuhan dalam registrasi pelatihan.

7.        Denah Sekretariat

Sebelum pelatihan atau pertemuan diadakan, terlebih dulu melakukan dan menetukan tata letak ruang dan mengatur pertemuan. Dengan tujuan mempermudah para peserta pelatihan. Dalam melakukan tata ruang harus di tata secara menarik dan menyenangkan. Karena tata ruang yang monotan akan sangat membosankan dan menjenuhkan para peserta pelatihan.

B.       Pengelolaan Komunikasi Pelatihan

1.        Konsep Komunikasi dalam Pelatihan

Komunikasi secara umum diartikan sebagai proses penciptaan arti terhadap gagasan atau ide yang disampaikan. Dalam hal ini komunikasi diperlukan sekurang-kurangnya 4 komponen atau unsur, yaitu: 1) Pengirim atau pembawa pesan/komunikator, 2) Isi Pesan, 3) Penerima pesan/komunikan, 4) Media/saluran. Pada proses komunikasi yang efektif, komunikator dan komunikan tidak hanya berkomunikasi yang bersifat linier, tetapi diharapkan juga bersifat sirkuler.

Komunikasi dalam sebuah instansi digunakan untuk menciptakan adanya kesamaan pemahaman antara atasan dan bawahan. Melalui komunikasi yang baik tujuan pelatihan akan tercapai. Penyelenggaraan komunikasi yang efektif menjadi suatu keharusan. Komunikasi yang efetif akan menciptakan suasana kondusif yang dapat mendukung kinerja pekerja.

2.        Komunikasi Tertulis

Komunikasi tertulis adalah suatu proses penyampaian pesan komunikasi dengan menggunakan kata-kata dalam bentuk tulisan. Contohnya: naskah, surat pribadi, blangko, spanduk, gambar, foto, dan lainnya. Pada era yang sekarang ini cara berkomunikasi semakin canggih sehingga komunikasi tertulis sering kali menggunakan media sosial seperti facebook, twitter, BBM, dan media sosial lainnya.

3.        Komunikasi Telepon

Komunikasi telepon adalah komunikasi menggunakan media elektronik berupa telepon, baik telepon rumah maupun handphone. Pada umumnya media elektronik ini menjadi salah satu fasilitas utama yang harus dimiliki penyelenggara pelatihan. Hal ini terkait dengan keberlangsungan dan keberhasilan penyelenggara pelatihan tersebut. Berikut ini tips-tips berkomunikasi menggunakan telepon: a) etika penanganan telepon, b) tugas dan tanggung jawab penelepon, c) mentransfer sambungan telepon, d) tujuan menerima panggilan telepon, e) macam-macam panggilan telepon.

4.        Komunikasi Lesan

Komunikasi lesan adalah komunikasi yang dilakukan oleh dua orang atau lebih saling bertatap muka secara langsung yang disebut dengan komunikasi lisan secara langsung dan komunikasi lisan tidak langsung yang berarti proses komunikasi menggunakan media telepon, handphone dan lain sebagainnya. Pada proses pelatihan komunikasi jenis ini paling sering digunakan atau dilakukan seperti dalam proses pelatihan yang menggunakan metode ceramah, diskusi, FGD, dan lain sebagainnya.

C.      Pengelolaan Penjaringan Calon Peserta

1.        Konsep Penjaringan

Konsep penjaringan peserta pelatihan sangat bervariasi, banyak hal yang dapat dilakukan lembaga dalam penjaringan peserta pelatihan. Penjaringan dapat dilakukan melalui undangan delegasi kepada setiap daerah.

2.        Menentukan Kualifikasi/ Persyaratan Calon Peserta

Dalam menentukan persyaratan calon peserta harus disesuaikan dengan pelatihan yang akan diikuti. Adapun persyaratan yang mutlak untuk seluruh pelatihan adalah sehat jasmani dan rohani, selain hal tersebut biasanya kualifikasi ditentukan sesuai dengan pelatihan yang akan dilaksanakan.

3.        Menentukan Sistem Cara Kerja Team Penjaringan

Sistem kerja team dalam penjaringan tentunya disesuaikan dengan pelatihan yang akan dilaksanakan.

4.        Menentukan Standard Kelulusan Calon Peserta

Calon peserta pelatihan dinyatakan lolos seleksi ketika telah memenuhi persyaratan yang telah ditentukan oleh pihak penyelenggara diklat. Biasanya peserta pelatihan dinyatakan lulus jika telah melengkapi seluruh administrasi yang dibutuhkan dan memenuhi persyaratan khusus yang telah di tentukan pihak penyelenggara.

5.        Membuat Jadwal Penjaringan

Jadwal dalam penjaringan calon peserta sangat diperlukan sebagai salah satu upaya menjalankan kerja dengan tepat. Dengan adanya jadwal yang teratur pihak penyelenggara dapat berjalan dengan disiplin. Pembuatan jadwal penjaringan yang paling utama adalah pemberitahuan adanya pelatihan, dalam menjaring peserta bisa dengan mengirimkan undangan delegasi kepada seluruh daerah yang menjadi sasaran,  setelah undangan dikirim melakukan seleksi kepada calon peserta sesuai dengan kriteria yang telah dicantumkan dalam suat undangan. Selanjutnya peserta yang telah terpilih melakukan regristasi pendaftaran maksimal satu hari sebelum pelaksanaan. Panitia penyelenggara mencatat calon peserta terdaftar. Kemudian peserta yang telah mendaftar melakuka konfirmasi dengan melenngkapi administrasi yang diperluka.

6.        Membuat Pengumuman Kelulusan Calon Peserta

Sebelum memberikan pengumuman kelulusan bagi calon peserta pelatihan, panitia menilai terlebih dahulu kelayakan calon peserta pelatihan melalui kelengkapan administrasi para calon peserta. Setelah dinlai layak maka akan diberikan konfirmasi melalui surat resmi meupun telephon dari pihak penyelenggara.

D.      Pengelolaan Tenaga Pelatihan

1.        Konsep penyiapan tenaga pelatihan

Penyiapan tenaga pelatihan biasanya diposisikan sebagai panitia penyelenggara dengan mengadakan rapat oleh ketua.  Dari penyiapan pengelolaan tenaga pelatihan ini memiliki tujuan terbentuknya anggota atau tim pengelolaan pelatihan, tujua ini dibuat untuk memberikan pemahaman para anggota dan pengarahan untuk kelancaran terselenggaranya sebuah kegiatan pelatihan.

2.        Menentukan Persyaratan Calon Tenaga Pelatihan

Dalam pemilihan tenaga pelatihan biasanya berdasarkan kesepakatan bersama. Calon tenaga pelatihan haruslah orang yang cakap dalam bidang pelatihan dan memiliki kualifikasi sebagai tenaga pelatihan yang profesional dalam dirinya. Pendidik pelatihan harus kompeten dalam bidang tertentu yang relevan dengan bidang yang akan diajarkan pada peserta pelatihan.

3.        Menentukan Teknik Penyiapan Tenaga Pelatihan

Diperlukan beberapa teknik dalam melaksanakan dan menentukan penyiapan tenaga pelatihan adalah: a) sosialisasi, b) pendaftaran calon tenaga pelatihan, c) seleksi calon tenaga pelatihan.

4.        Menentukan Jadwal Penyiapan Tenaga Pelatihan

Jadwal pelatihan ditentukan oleh sie acara dimana sudah ditunjuk oleh ketua rapat. Jadi jadwal dan rincian tugas untuk semua sie sudah ditentukan oleh sie acara. Perencanaan waktu kerja ini sangat penting dan juga prinsipil dalam melakukan menejemen organisasi kegiatan. Penggunaan waktu dalam kegiatan haruslah efektif dan setiap perencanaan haruslah efektif dan setiap perencanaan juga harus memiliki target waktu dan kerja yang jelas.

5.        Menentukan Tenaga Pelatihan

Tenaga pelatihan adalah panitia penyelenggara pelatihan, dimana dari setiap panitia sudah diberikan job disk masing-masing sesuai dengan tugasnya.

E.       Pengelolaan Promosi dalam Pelatihan

1.        Konsep Promosi dalam Pelatihan

Dengan semakin berkembangnya zaman, peran media massa semakin besar dalam menyebrkan berbagai informasi. Kini, masyarakat semaikin mudah dikenal hanya dengan menampilkan dirinya di media massa. Berbagai macam meda tersebut sudah tersedia, baik gratis maupun berbayar, disekitar kita. Dengan memanfaatkanya secara optimal,suatu organisasi bisa lebih dikenal dengan masyarakat. Dengan menerbitkan media massa seperti buletin, majalah, dan bisa juga memanfaatkan website atau blogger sebagai sarana publikasi organisasi, hubungan antara organisasi tersebut dengan masyarakat akan lebih erat terjalin.

Sebuah promosi dalam kegiatan pelatihan suatu organisasi sangat diperlukan, sebagai salah satu bentuk memberitahukan bahwasanya akan ada pelatihan disebuah lembaga. Selain itu, juga sebagai bentuk penjaringan peserta pelatihan. Oleh sebab itu peran media massa sangat penting dalam publikasi kegiatan.

Mempublikasikan adalah membuat konten yang diperuntukan bagi publik atau umum. Publikasi merupakan suatu kegiatan dimana perlunya pengumuman berbagai hal yang perlu dibutuhkan oleh publik. Tingkat perlu tidaknya sebuah publikasi dilakukan tergantung dari masalah dan pemecahan yang dihasilkan dari apa yang dipublikasikan.

2.        Media Promosi Pelatihan

Ada 2 macam media publikasi yaitu: publikasi manual dan publikasi elektronik. Adapun publikasi manual biasanya menggunakan media kertas untuk menyampaikan informasi yang ingin disampaikan. Penggunaan kertas dalam publikasi biasanya berbentuk koran, majalah, atau brosur.

Dengan menggunakan media publikasi koran atau surat kabar memiliki keunggulan yaitu lebih fleksibel karena yang dilakukan bersifat luas dan bebas. Namun biasanya koran atau surat kabar dibaca pada waktu yang singkat dan biasanya hanya sekali. Perlu diperhatikan jika manajemen redaksi dan tata letak yang tidak baik dalam publikasi pada koran/surat kabar dapat membuat pembaca tidak terpengaruh terhadap publikasi yang diberikan.

Sedangkan untuk majalah merupakan terbitan berkala yang isinya meliputi bagian liputan jurnalistik. Pandangan aktual yang patut diketahui pembaca termasuk publikasi. Selain itu waktu beredarnya lebih lama. Kualitas visual pada media majalah biasanya sangat prima sehingga media majalah merupakan alat publikasi yang dikatakan cukup efektif.

Media publikasi elektronik merupakan pengembangan mutakhir dari sistem publikasi. Dengan adanya publikasi elektronik, pulikasi yang akan kita sampaikan menjadi cepat sampai pada tuuan karena biasanya hal tersebut memanfaatkan teknologi internet.

Kelebihan dari publikasi melalui media internet adalah dimana publikasi dengan media sosial yang sudah menjadi trend saat ini. Informasi yang disebarkan pada media elektronik cepat menyebar ke khalayak. Sehingga hal tersebut mudah diterima oleh khayalak sasaran. Adapun media elektronik bisa berupa TV, Radio, dan bisa menggunakan internet.

F.       Pengelolaan Transportasi dalam Pelatihan

1.        Konsep Transportasi dalam Pelatihan

Transportasi adalah pemindahan manusia dan hewan atau barang dari satu tempat ketempat lainya dengan menggunakan sebuah wahana yang digerakkan oleh manusia atau mesin. Transportasi gunanya untuk memudahkan manusia dalam melakukan aktivitas sehari-hari. Transportasi merupakan salah satu aktivitas dalam pendistribusian barang dalam manajemen logistik.

Transportasi merupakan salah satu bagian yang penting dalam sebuah pelatihan, dimana trasnportasi digunakan sebagai kendaraan baik itu untuk panitia, peserta maupun pemateri atau pelatih dalam pelatihan. Banyak jenis transportasi yang bisa digunakan, mulai dari transportasi roda dua, roda empat, bahkan sampai pesawat. Transportasi dengan berbagai macam tersebut sangat diperlukan dalam sebuah pelatihan.

Trainer adalah orang yang membantu pelatih untuk memberikan materi pelatihan bedasarkan program yang telah disusun oleh pelatih. Akan tetapi pelatih trainer biasanya memiliki kendaraan pribadi masing-masing seperti halnya mobil, akan tetapi apabila seorang pelatih tersebut dari luar provinsi pihak panitiannya pun harus menambah biaya transportasi tersebut seperti halnya pesanan tiket pesawat.

BIILA INGIN MELANJUTKAN MATERI INI BISA DOWNLOAD DISINI...

Share: